Formaltis est un logiciel en ligne conçu pour organiser la gestion des formations, des inscriptions et du suivi administratif depuis un espace centralisé. Il s’adresse notamment aux organismes de formation et aux entreprises qui souhaitent mieux piloter leur offre, leurs sessions, leurs budgets et les parcours d’apprentissage.
En réunissant les informations sur les apprenants, les formateurs, les programmes et les documents, cet outil peut réduire les opérations répétitives et faciliter la coordination entre les équipes RH, les managers et les prestataires. Pour comprendre son intérêt, nous allons examiner son rôle de TMS, les tâches qu’il peut simplifier, les enjeux de conformité et les critères à vérifier avant de le déployer.
- Organiser : centraliser les besoins, le planning et les sessions.
- Automatiser : produire des documents et coordonner les échanges.
- Piloter : suivre les coûts, les inscriptions et les indicateurs de formation.
Formaltis centralise la gestion formation
Formaltis appartient à la famille des TMS, ou Training Management Systems, des logiciels consacrés à l’organisation administrative et au pilotage de la formation. Il ne s’agit pas simplement de remplacer un classeur par une base de données : l’objectif est de relier les étapes du processus, depuis le recueil des besoins jusqu’au suivi des sessions réalisées.
La distinction avec un LMS aide à comprendre son utilité. Un LMS sert principalement à mettre des cours en ligne à disposition des apprenants et à suivre leur progression pédagogique. Un TMS organise plutôt les demandes, les validations, les inscriptions, les ressources, les documents et les budgets. Selon les modules souscrits et le paramétrage retenu, certaines solutions, dont Formaltis, peuvent couvrir une partie des deux usages.
Prenons l’exemple d’une entreprise fictive de 180 salariés, que nous appellerons Atelier Boréal. Chaque année, ses managers repèrent des besoins en bureautique, en sécurité et en encadrement. Sans outil central, les demandes arrivent par courriel, les versions du plan de formation se multiplient et le service RH doit rapprocher manuellement les noms des collaborateurs, les coûts et les dates. Un système centralisé permet de conserver une référence commune et de limiter ces ressaisies.
Le logiciel peut accompagner la construction du plan de développement des compétences : collecte des demandes, estimation budgétaire, arbitrage, programmation des sessions et suivi des réalisations. Les équipes disposent ainsi d’une vue plus lisible des actions prévues, des places disponibles et des validations en attente. Un workflow peut, par exemple, demander l’accord du manager avant qu’une inscription soit confirmée.
Cette spécialisation différencie un TMS d’un ERP généraliste. Un ERP réunit de nombreux processus de l’entreprise — comptabilité, achats ou gestion des ressources — tandis qu’un outil dédié à la formation approfondit les besoins propres à ce domaine : catalogue, sessions, convocations, présence et évaluations. Formaltis peut ainsi compléter un SIRH ou un ERP existant plutôt que remplacer tout le système d’information.
Pour une structure qui souhaite relier la formation à sa stratégie de compétences, cette centralisation rend les arbitrages plus concrets. Si plusieurs équipes demandent une même compétence, les RH peuvent comparer les besoins, les échéances et les coûts, puis envisager une session commune. Si une formation ne compte que deux inscrits, le responsable peut examiner le recours à une session interentreprises ou à un module à distance.
Le choix entre TMS et LMS dépend donc de la difficulté principale rencontrée. Si vos équipes perdent du temps à coordonner les demandes et à produire les justificatifs, la gestion administrative est prioritaire. Si elles cherchent surtout à concevoir des cours interactifs, il faudra prévoir un outil pédagogique adapté, car le pilotage des sessions ne remplace pas la création de contenus.
Automatisez inscriptions et administration
La valeur d’un logiciel de gestion se mesure souvent dans les opérations quotidiennes qu’il permet de simplifier. Pour une session, il faut généralement réunir un programme, un formateur, une date, une salle ou un lien de connexion, puis informer les participants et conserver les pièces justificatives. Lorsque ces étapes sont suivies dans des fichiers distincts, une modification d’horaire peut entraîner plusieurs corrections et des oublis.
Formaltis permet de créer et de planifier des sessions, puis de gérer les inscriptions à partir d’informations centralisées. Les équipes peuvent consulter les places, les disponibilités et l’état des demandes. Un employé inscrit, une demande à valider et une session complète ne doivent pas être confondus : des statuts visibles rendent les décisions plus faciles à suivre et réduisent les échanges de vérification.
La génération de documents est un autre levier de gain de temps. Les organismes peuvent préparer des modèles de convocations, conventions, attestations ou certificats, puis les renseigner avec les informations de la session et des personnes concernées. Au lieu de recopier chaque nom et chaque date, l’équipe vérifie les données sources et génère les documents au format prévu. Cette méthode limite les erreurs de frappe, à condition que les modèles et les champs soient correctement paramétrés.
Les communications peuvent également être regroupées : envoi des convocations aux stagiaires, notifications aux formateurs, relances et questionnaires d’évaluation. Un portail dédié, lorsqu’il est disponible dans la configuration retenue, peut donner aux apprenants accès à leur planning et à leurs documents. Les managers peuvent, de leur côté, soumettre ou valider des demandes selon le circuit défini par l’organisation.
Imaginons qu’Atelier Boréal organise une session de prévention pour 12 salariés répartis sur deux sites. La responsable formation crée une seule session, affecte les participants, puis transmet les informations utiles aux intéressés. Si un salarié est remplacé, la modification est enregistrée dans l’outil et les documents concernés peuvent être actualisés à partir des données mises à jour. Le bénéfice tient autant à la rapidité qu’à la cohérence des informations diffusées.
Un CRM intégré peut apporter une dimension supplémentaire aux organismes de formation. Une fiche entreprise peut regrouper les formations suivies, les échanges commerciaux et les pistes de nouvelles demandes. Une équipe peut ainsi repérer qu’un client ayant acheté une formation à la sécurité l’an dernier pourrait avoir besoin d’un renouvellement, sans fouiller dans plusieurs tableurs ou boîtes de réception.
La gestion d’un catalogue partagé facilite aussi les choix des collaborateurs et des responsables. Des programmes décrits de manière homogène, avec des prérequis, des durées et des dates de session, aident à comparer les options. Pour les organismes concernés, l’export de programmes vers EDOF peut contribuer au traitement des offres, selon les modalités disponibles et les exigences de la plateforme au moment de l’utilisation.
La dématérialisation mérite une vérification spécifique. Signature électronique et émargement numérique peuvent simplifier la collecte des preuves, mais l’organisation doit contrôler les modalités d’identification, de conservation et d’archivage proposées. Le fait de signer depuis une tablette ou un smartphone ne dispense pas de vérifier le cadre applicable à ses documents et à ses processus.
La bonne automatisation ne consiste donc pas à envoyer davantage de notifications : elle consiste à transmettre la bonne information à la bonne personne, au bon moment. Un paramétrage clair des rôles, des modèles et des validations transforme une succession de tâches administratives en parcours compréhensible pour chacun.
Suivez conformité et budget formation
La formation professionnelle implique des éléments de preuve, des évaluations et des dépenses qu’il faut pouvoir retrouver. La loi du 5 septembre 2018 a notamment installé le plan de développement des compétences dans le vocabulaire et les pratiques des entreprises, en remplacement du plan de formation. Pour les organisations, l’enjeu consiste à documenter les actions et à suivre leur réalisation avec des données cohérentes.
Formaltis peut centraliser les pièces associées aux sessions : feuilles d’émargement, évaluations, attestations et documents administratifs. Les organismes certifiés Qualiopi doivent pouvoir présenter des éléments correspondant aux exigences applicables à leurs activités. Un outil de gestion peut aider à organiser ces preuves et à préparer le travail d’audit, mais il ne garantit pas à lui seul la conformité : les procédures, les documents et leur mise à jour restent sous la responsabilité de la structure.
Un suivi rigoureux commence avant la session. Les objectifs, le public visé, les modalités d’évaluation et les responsabilités doivent être définis. Pendant la formation, la présence et les incidents éventuels sont consignés selon le processus retenu. Après la session, les évaluations à chaud ou à froid permettent de recueillir des retours et d’examiner si les compétences visées ont été acquises ou mobilisées.
La signature électronique et l’émargement dématérialisé peuvent alléger le traitement des feuilles papier. Les participants signent sur un appareil et les justificatifs sont conservés dans un environnement numérique. Avant de généraliser cette méthode, nous vous conseillons de vérifier les mécanismes de validation de l’identité, les droits d’accès, la durée de conservation et les possibilités d’export. Ces points sont essentiels pour que la dématérialisation reste exploitable lors d’un contrôle.
Le pilotage financier complète cette traçabilité. Un responsable peut comparer le budget prévisionnel au montant engagé, puis aux factures reçues et aux paiements enregistrés. Des devis et des factures générés depuis des modèles réduisent les saisies redondantes, tandis que des tableaux de bord peuvent afficher le coût par session ou par participant. Il faut néanmoins s’assurer que les règles de calcul et les données comptables correspondent aux pratiques internes.
Voici quelques indicateurs utiles à examiner, à condition de les interpréter selon le contexte et les objectifs de l’organisation :
- Taux de réalisation : part des actions prévues qui ont effectivement eu lieu.
- Coût moyen par participant : dépense associée à une action rapportée au nombre de personnes formées.
- Taux de présence : proportion des inscrits ayant suivi la session selon les règles définies.
- Évaluation de satisfaction : retours des apprenants, à lire avec les résultats d’apprentissage.
- Écart budgétaire : différence entre les montants prévus, engagés et consommés.
Pour Atelier Boréal, un tableau de bord peut révéler qu’une formation très demandée affiche un coût moyen inférieur à celui de petites sessions dispersées. La responsable peut alors étudier la possibilité de regrouper des équipes, sans sacrifier les contraintes de production ni la qualité pédagogique. À l’inverse, un taux de satisfaction élevé ne suffit pas à démontrer une progression des compétences : il doit être rapproché des évaluations et des besoins métiers.
Les organismes de formation peuvent aussi s’appuyer sur des fonctions de reporting pour préparer leur Bilan pédagogique et financier, selon les données disponibles dans la solution. Une génération automatisée réduit le travail de mise en forme, mais une vérification humaine demeure nécessaire avant tout dépôt ou transmission. Les chiffres doivent être rapprochés des pièces justificatives et des règles de déclaration en vigueur.
Pour relier les parcours de formation à l’évolution des métiers, il est utile de traiter les compétences comme un actif durable. Notre dossier sur les formations financées pour changer de métier illustre la diversité des parcours possibles, tandis qu’un séminaire digital consacré à la performance peut inspirer une réflexion sur les modalités d’apprentissage. Dans chaque cas, le suivi doit relier les actions réalisées aux objectifs professionnels recherchés.
Une donnée n’a de valeur que si elle aide à décider : le suivi budgétaire et réglementaire doit éclairer les priorités, pas seulement produire des tableaux.
Accédez à Formaltis en ligne
Formaltis repose sur une architecture web qui permet d’accéder au logiciel depuis un navigateur, sans installer de programme sur chaque ordinateur. Selon la configuration déployée, les utilisateurs peuvent consulter leur espace sur PC, tablette ou smartphone. Cette souplesse convient aux équipes réparties entre plusieurs sites, aux formateurs en déplacement et aux salariés qui suivent une partie de leur apprentissage à distance.
L’accès en ligne facilite aussi le maintien de l’outil à jour. Une application web évite de gérer manuellement une installation sur chaque poste, mais elle ne rend pas la sécurité automatique. L’organisation doit examiner l’hébergement, les modalités de sauvegarde, la gestion des comptes, les droits d’accès et les procédures prévues en cas d’incident. Ces vérifications font partie du choix, au même titre que les fonctionnalités.
La solution peut être proposée en hébergement géré par l’éditeur ou selon des modalités d’installation et d’hébergement adaptées au client. Les options exactes doivent être confirmées auprès de Formaltis, car elles peuvent dépendre du contrat et de la version retenue. Il est utile de demander où sont stockées les données, comment sont organisées les mises à jour et quelles possibilités d’export restent disponibles si l’entreprise change d’outil.
Une plateforme accessible à distance ne se limite pas à l’utilisation par les RH. Un apprenant peut consulter une convocation ou un planning, tandis qu’un manager peut valider une demande depuis son espace, si ces fonctions sont activées. Cette répartition réduit les demandes d’information adressées au service formation et donne davantage d’autonomie aux personnes concernées.
La cohérence avec le système d’information doit être examinée dès la démonstration. Une entreprise peut avoir besoin de synchroniser les données des salariés avec son SIRH, les engagements avec un ERP ou les factures avec son logiciel comptable. Nous vous recommandons de demander quels connecteurs existent, quelles données sont échangées et si les interfaces nécessitent un développement spécifique. Une intégration annoncée comme possible ne signifie pas toujours qu’elle est immédiate ou incluse.
Les modalités d’apprentissage varient aussi selon les métiers. Une équipe commerciale peut suivre un module à distance avant une mise en situation, tandis qu’un atelier industriel peut privilégier une formation présentielle organisée par petits groupes. Le suivi de ces formats dans un même environnement aide à conserver une vision commune des parcours, sous réserve que les fonctionnalités LMS soient incluses et adaptées aux contenus utilisés.
Certains dispositifs e-learning acceptent des contenus aux normes SCORM ou xAPI. Avant de bâtir un catalogue, demandez une démonstration de l’import, du suivi de progression et de la remontée des résultats. Vérifiez également si la solution produit les indicateurs dont vos responsables ont réellement besoin : temps de connexion, avancement, validation d’un module ou résultats à une évaluation. Le niveau de détail utile dépend du type de formation et des objectifs pédagogiques.
La prise en main dépend moins de l’accès web que de la qualité de l’accompagnement. Une interface simple peut accélérer l’adoption, mais les utilisateurs doivent connaître les règles de saisie et les étapes à respecter. Une courte séance de formation interne, accompagnée d’une fiche pratique, peut clarifier comment créer une demande, valider une inscription ou retrouver une attestation. Les avis d’utilisateurs sont à interpréter avec prudence et à confronter à une démonstration de vos propres cas d’usage.
Pour tester la pertinence de la solution, nous pouvons construire un scénario concret : ajouter un salarié, enregistrer un besoin, faire valider une demande, planifier une session, générer une convocation et consulter le résultat après la formation. Ce parcours révèle rapidement les étapes intuitives, les manipulations répétitives et les éventuels points de friction.
Une architecture web devient réellement pratique lorsque les informations utiles sont accessibles au bon profil, dans un cadre de sécurité et de gestion des droits clairement défini.
Choisissez le logiciel adapté
Le bon logiciel n’est pas nécessairement celui qui affiche le plus grand nombre de modules. Il doit répondre aux tâches qui mobilisent réellement vos équipes et s’intégrer à leur environnement de travail. Formaltis se positionne comme un outil complet de gestion de la formation, mais le périmètre fonctionnel, les options disponibles et les conditions tarifaires doivent être confirmés avec l’éditeur avant toute décision.
Le prix peut varier selon le nombre d’utilisateurs, le volume d’activité, les modules activés ou la formule d’hébergement. Des offres du marché présentent parfois des abonnements allant de quelques dizaines à plusieurs centaines d’euros par mois, mais ces repères généraux ne constituent pas un tarif confirmé pour Formaltis. Demandez un devis détaillé qui distingue les frais de mise en place, l’abonnement, l’accompagnement, les intégrations et les éventuelles évolutions.
La comparaison doit porter sur le coût total et non sur le seul montant mensuel. Si un outil central réunit les fonctions dont vous avez besoin, il peut éviter plusieurs abonnements séparés et réduire le temps passé à rapprocher des données. À l’inverse, un module trop complexe ou rarement utilisé alourdit le projet sans bénéfice proportionnel. Il est donc utile de classer les besoins en trois catégories : indispensables, souhaitables et secondaires.
| Critère | Question à poser | Preuve à demander |
|---|---|---|
| Gestion quotidienne | Le logiciel couvre-t-il vos demandes et vos sessions ? | Démonstration d’un parcours réel |
| Conformité | Comment les justificatifs sont-ils classés et exportés ? | Exemple de dossier de formation |
| Intégrations | Quels échanges sont possibles avec vos outils ? | Liste des connecteurs et conditions |
| Budget | Quels frais s’ajoutent à l’abonnement ? | Devis détaillé et durée d’engagement |
| Accompagnement | Qui aide au paramétrage et à la prise en main ? | Planning de déploiement et support |
La taille de la structure influe sur les priorités. Un organisme de formation modeste peut privilégier la gestion des clients, des sessions, des documents et des exigences de certification. Une PME peut se concentrer sur les demandes des managers, le budget et la coordination des prestataires. Un grand groupe aura souvent besoin de workflows plus élaborés, de droits différenciés et d’échanges avec son SIRH ou son ERP.
Avant de choisir, comparons Formaltis avec les solutions réellement adaptées à notre contexte. Digiforma peut intéresser certaines structures recherchant un outil orienté organisme de formation, tandis que des entreprises dotées d’un SIRH structuré peuvent évaluer Fœderis ou Skillup. Ces exemples ne suffisent pas à établir un classement universel : la qualité d’une solution dépend du périmètre contractuel, de l’expérience de démonstration et de la capacité à traiter vos scénarios concrets.
La phase de paramétrage mérite une attention particulière. Avant le lancement, définissez les modèles de documents, les catégories de formation, les rôles des utilisateurs, les circuits d’approbation et les indicateurs suivis. Pour une PME, une demi-journée de préparation peut servir de point de départ, mais le temps réel dépend du nombre de procédures et de la qualité des données existantes. Prévoyez aussi une période de test avec un petit groupe avant d’ouvrir l’accès à toute l’organisation.
Nous pouvons mesurer la réussite du déploiement avec des critères simples : délai moyen de traitement d’une demande, nombre de ressaisies, taux de dossiers complets et facilité à retrouver une preuve de présence. Par exemple, si le service RH traite 40 demandes par mois, un suivi des délais sur deux mois avant et après déploiement fournira un repère plus fiable qu’une impression générale. Les indicateurs doivent rester proportionnés et ne pas transformer l’outil en système de surveillance des salariés.
Enfin, vérifiez ce que Formaltis ne remplace pas. Un TMS n’est pas un formateur, un outil de conception pédagogique ni nécessairement une solution de visioconférence. Il organise et suit les activités, et peut s’interfacer avec d’autres services selon les possibilités techniques. Si votre besoin prioritaire consiste à produire des modules interactifs, examinez un outil auteur ou un LMS spécialisé en complément.
Le meilleur choix se confirme lorsque l’équipe peut effectuer sans détour ses tâches les plus fréquentes, tout en conservant des données exportables et un cadre de fonctionnement compréhensible. Une démonstration fondée sur vos propres procédures vous donnera une base bien plus solide qu’une simple liste de fonctionnalités.